Deze tweede podcast gaat over hoe je optimaal je tijd kunt managen. Dat betekent: je tijd gericht inzetten op zaken die echt belangrijk zijn, door goed te prioriteren en ook je eigen grenzen te bepalen.
Beluister hem hier op Spotify:
Je luistert naar de podcast van Schop naar de Top door Lotje Euser aflevering 2.
Haai lieve mensen!
Hoe gaat het vandaag? Met mij gaat het heel goed! Het is nog onwijs vroeg maar ik had er zoveel zin in om deze podcast op te nemen dat ik hier nu helemaal klaarzit.
Vandaag ga ik het hebben over een onderwerp dat niet zo sprankelend klinkt maar wel heel belangrijk is namelijk: tijdmanagement. En ik weet dat velen van jullie hier op dagelijkse basis mee dealen dus ik ga proberen er wel een sprankelende podcast over te maken en hopelijk kan ik je inspireren om een paar van de tips die ik je ga meegeven toe te passen in je dagelijks leven – want mijn missie is om vrouwen naar de top te helpen en goed tijdmanagement is hier een essentieel onderdeel van.
Als allereerst wat bedoel ik eigenlijk met tijdmanagement? Ik doel op: je tijd optimaal indelen, het managen van de tijd die je hebt voor de belangrijke dingen die je gedurende de dag moet doen en daarbij hoort ook bepalen wat belangrijk is op een dag en prioriteiten stellen. Het woordje prioriteiten klinkt heel streng vind ik altijd: je moet prioriteren! Brr haha maar als je eenmaal doorhebt hoe het werkt, dan ga je het zelfs nog leuk vinden – het wordt een soort sport voor je.
Haha – zo klinkt het nog niet echt leuker he op dit moment? Maar dat komt goed – ik beloof het je!
Alright laten we beginnen!
Of je nou een kantoorbaan hebt, in een winkel werkt of zelf een onderneming bestierd – dat maakt niet uit. Effectief tijdmanagement komt altijd van pas! Ik heb gemerkt in mijn eigen leven dat tijdmanagement voor mij een uitdaging is en altijd zal blijven. Soort van slecht nieuws he? Namelijk elke keer dat ik weer groei komen er weer nieuwe taken bij en blijft het een uitdaging om mijn leven goed te blijven indelen. Maar het goede nieuws is dat ik wel steeds beter word in tijdsmanagement!
Ik wil je iets over mezelf vertellen … Ik ben van nature geen planner – ik kan het wel maar het is niet iets waar ik energie uit haal of leuk vind. Je hebt mensen die zijn van nature uit een planner – die maken uit zichzelf weekplanningen, maandplanningen, weekendplanningen – noem maar op! Maar dat ben ik dus absoluut niet. Ik houd meer van de juiste dingen op het juiste moment aanpakken – lekker spontaan gaan en dan zie ik het wel! Ik vertrouwde erop dat de juiste dingen zich zouden melden op het juiste moment en dat ging ook heel goed. Go with the flow attitude enzo.
Toch kwamen er momenten in mijn leven dat ik de plannersrol op me moest pakken, noodgedwongen kun je het eigenlijk noemen – want ik stond niet echt met mijn bordje vooraan te zwaaien om dit te doen. In mijn privéleven bij verhuizingen bijvoorbeeld moest ik wel gaan plannen om alles voor elkaar te krijgen – maar ook in mijn zakelijke leven. Er viel een collega uit en ik moest planningen gaan managen – horror vond ik het dus ik bedacht me dat ik het beter mezelf zo makkelijk mogelijk moest maken zodat ik er niet veel tijd aan hoefde te spenderen.
Dat is trouwens mijn eerste tip: als je dingen moet doen die je niet leuk vindt, probeer dan een manier te vinden om het zo makkelijk mogelijk voor jezelf te maken zodat je er niet veel tijd mee kwijt bent. De overige tijd kun je dan gebruiken voor dingen die je wél leuk vindt. “Maar ik weet niet hoe ik het makkelijk kan maken!!” -> weet je het niet? Of heb je er nog nooit goed overna gedacht? Heb je er überhaupt wel eens over nagedacht dat dingen makkelijker zouden kunnen? Laten we eerlijk zijn – waarschijnlijk niet. We denken namelijk allemaal liever na over dingen die wel wel leuk vinden.
Ook als je, dit herken je misschien, een uitblinker bent en veel zaken je op je werk gemakkelijk afgaan dan gebeurt het al snel dat mensen je weten te vinden om hen te helpen. Dan zeggen opeens meerdere collega’s tegen je: “hee jij hebt dat toen ook gedaan voor die klant, kun je misschien aansluiten bij deze meeting om ons hiermee te helpen?” En voor je het weet heb je ineens veel meer taken op je bordje doordat je vaardig bent en uitstekende talenten hebt die andere mensen goed kunnen gebruiken voor hun zaken.
Maar jij hebt ook je eigen taken – en die verdwijnen niet zo maar helaas. Dus als je altijd maar ja blijft zeggen dan werk je jezelf over de kop. En dat willen we niet – jij moet je talenten inzetten voor zaken waar je waarde kunt toevoegen en doen wat écht belangrijk is. Zo kun je jezelf verder ontwikkelen en gaan mensen jouw grenzen ook respecteren. Maar dat grenzen aangeven is een uitdaging voor veel van jullie en ik snap dat. Dus ik ga je hiermee helpen.
Ik las het boek “7 habits for highly effective people” van Stephen Covey (echt een aanrader trouwens) en daarin somde hij een situatie op die mij ineens heel bekend voorkwam. Hij omschreef: “Als je iets gedaan moet hebben van een collega, ga dan naar mensen toe die altijd druk zijn, die zeggen namelijk altijd ja” En toen bedacht ik me: oh god, dit gaat over mij!! Ik zeg altijd ja! En daarom was ik dus zo druk.
Wat je in het vervolg dus moet doen, als je deze situatie herkent en mensen vaak aan je bureau komen staan voor hulp – of het nu je collega is of je baas maakt even niks uit – dan zeg je “Op dit moment ben ik met project x x en x bezig, ik help je graag maar vertel me dan even ook wel project ik moet laten vallen.” Dan merk je al snel dat mensen niet de verantwoordelijkheid willen nemen dat jij iets niet meer gaat doen en maken ze zich snel uit de voeten. Haha – dit werkt echt! Als je dit gaat toepassen – stuur me dan even een mailtje of een DM op instagram en vertel me hoe de situatie is afgelopen!
Als je collega heel slim is dan vraagt hij: wanneer zijn die projecten afgelopen en kun je me wel helpen? Maar zover komen de meesten niet, ze druipen eerder af en vaak zie je dan ook dat hetgeen wat je collega of baas van je moet – in feite niet zo belangrijk is als jouw lopende projecten.
Hier komen we aan bij het volgende wat ik je wil meegeven: weet wat belangrijk is en wat niet. Maarja – hoe bepaal je dat dan he? Soms lijkt alles ENORM belangrijk.
Er is een handige matrix die je hierbij kan helpen, de Eisenhower matrix. Die heeft mij enorm geholpen bij mijn werk en heeft gezorgd voor bovendien minder stress. Win-win dus!
Hij heeft vier vlakken, als je nu niet heel visueel ingesteld bent dan zou je hem even kunnen google – maar hij heeft dus vier vlakken. De eerste gaat over dringende zaken die ook belangrijk zijn – dat zijn S.O.S. situaties – crisis situaties – die je niet kunt laten liggen – ze moeten NU gebeuren. Het tweede vlak gaat over zaken die belangrijk zijn maar niet dringend – zoals een goede relatie met je klant onderhouden, af en toe je mailbox opruimen – een back-up maken van je computer – zulke zaken dus. Dan heb je het derde vlak – ik weet dat het veel info is maar blijf even bij me in dit verhaal – en dat derde vlak gaat over zaken die wel dringend zijn maar niet belangrijk – zoals telefoontjes, skypeberichten, alle storende zaken die tussendoor komen. En tenslotte het vierde vlak gaat over dingen die niet belangrijk zijn en ook niet dringend zoals op internet surfen, memes bekijken in de bedrijfschat, nouja een beetje klungelzaken zeg maar.
Het volgende komt erop neer: als je alleen maar in vlak 1 zit te werken, dus de hele dag brandjes blust en op je tenen loopt dan ben je niet goed bezig – en kan dit je op den duur een burn out opleveren en het plezier in je werk verminderen. Mensen die continu dringend en belangrijk bezig zijn dwalen snel af naar vlak 4 want je kunt niet de hele dag brandjes blussen en op een gegeven moment ga je stiekem je er vanaf maken en bijvoorbeeld op zalando.nl kijken. Haha – ik weet dat een hele hoop mensen die nu luisteren zich aangesproken voelen. Let’s be honest – dit doen we allemaal wel eens.
Dus de hele dag crises oppakken dat wil je dus niet. Wat je eigenlijk wil doen is je werk in vlak 2: belangrijk maar niet dringend, als je deze zaken namelijk te lang in vlak 2 laat liggen dan gaan ze op een gegeven moment escaleren – bijvoorbeeld die klant die nog op een offerte wacht – dat dus. Maar je weet dat als je nu aan klantrelaties gaat werken dat dat zich later gaat uitbetalen – dus is het belangrijk maar voelt het niet echt dringend. En zaken die zich in vlak 3 bevinden, die telefoontjes e.d. – die zijn misschien wel dringend maar vaak niet belangrijk- dus die moet je leren negeren. Vaak merk je dat die zaken dan helemaal niet zo belangrijk zijn en ze vanzelf van tafel afvallen. Mooi!
Dus wat je vanaf nu gaat doen – als je de dag begint ga je kijken oke welke taken zitten er in vlak 1en zijn klein: die pak je direct op. Zaken die groot zijn draag je over aan collega’s of doe je samen en vervolgens ga je alles doen wat in vlak 2 zit – daar vind je rust en kun je echt waarde leveren voor belangrijke dingen. De telefoontjes en appjes van collega’s uit vlak 3 ga je negeren en alleen doen op momenten die jou uitkomen – dus niet tussendoor. En vlak 4 mag je alleen doen als je even wilt niksen – bewust en ingepland. – koffiemomentje van 15 minuten oid.
Elke dag opnieuw kijk ik: oke wat moet er NU gebeuren en wat vind ik belangrijk? En daarop deel ik mijn dag in, natuurlijk zijn er altijd dringende ad hoc zaken die ineens heel belangrijk zijn – maar als je goed je activiteiten in die matrix een plekje kunt geven ga je echt zien dat je rust krijgt en doorkrijgt wat echt moet gebeuren.
Nu weet je wat belangrijk is en hoe je je werk kunt prioriteren – maar hoe ga je er tijd voor vrijmaken? Dat doe je door de wet van parkinson toe te passen. Deze heb ik trouwens geleerd van Timmothy Ferris – de wet van parkinson zegt dat de tijd die een taak nodig heeft, bepaald wordt voor de tijd die eraan toe wordt bedeeld. Dus als jij een blog moet schrijven binnen een uur, schrijf je hem binnen een uur. Krijg je hier 3 uur voor of een hele week dan garandeer ik je dat je er dan vervolgens ook meer tijd voor nodig hebt. Als je dit toepast – je zegt tegen jezelf: binnen een uur heb ik mijn hele mailbox bijgewerkt dan ga je merken dat je zoveel effectiever je tijd gaat benutten. Dan ga je namelijk je Skype uitzetten, telefoontjes negeren en heb je die mailbox terug naar 0 hebt in 60 minuten. Dit werkt ook met delegeren, mocht je een managementfunctie hebben – als jij collega’s meer tijd geeft om iets uit te voeren zullen ze ook meer tijd nemen om het daadwerkelijk uit te voeren.
Wauw een hele hoop informatie in deze podcast maar deze trucs zijn voor mij zo van ongelooflijke waarde geweest en nog steeds trouwens – ik pas de Eisenhower matrix toe om alle taken die op mijn bord liggen te prioriteren en gebruik de wet van parkinson om zaken binnen bepaalde tijd af te krijgen. Dit heeft me enorm geholpen bij mijn eigen tijdmanagement. Ook heeft het bewust maken bij andere mensen van mijn prioriteiten en bewuster nee zeggen geleid tot veel minder stress en meer ruimte om mezelf te ontwikkelen en daardoor uiteindelijk ook leukere dingen te kunnen doen. Vergeet niet – tijdsmanagement zal je altijd blijven uitdagen in welke job je ook zit dus je kunt beter vandaag er al mee aan de slag gaan en jezelf gunnen om ruimte te creëren.
Ik hoop dat je hiermee ook aan de slag gaat, mocht je hier nou al langer tegenaan lopen en kom je er niet uit? Dan is mijn coachingprogramma echt iets voor jou – daarmee help ik vrouwen op dagelijkse basis met het managen van hun tijd en het focussen op wat echt belangrijk is om naar de top door te groeien en alles uit jezelf te halen.
Ik kan niet wachten tot de volgende aflevering – en ik hoop dat je de volgende keer weer luistert naar de nieuwe podcastaflevering van Schop naar de Top!